Begini Cara Membuat SOP Untuk Sebuah Bisnis Waralaba
Perhimpunan Waralaba dan Lisensi Indonesia (WALI) kembali menggelar Selasa Sharing (SelaSHA) melalui group whatsapp WALI FAMILY. Kali ini, Perhimpunan WALI mengangkat tema SOP atau kepanjangan dari Standard Operating Procedure. Dalam sharing ini sebagai pemandu jalannya acara ialah Wakil Ketua Umum Perhimpunan WALI, Evi Diah Puspitawati.
Diawal, Evi menjelaskan terlebih dahulu tentang pengertian dari SOP. Menurutnya, SOP adalah buku manual yang digunakan sebagai panduan dalam menjalankan bisnis. “Apakah tanpa SOP bisnis bisa berjalan? Bisa banget dan bahkan hampir semua bisnis diawali dengan tanpa SOP, artinya pemilik usaha menjalankan bisnis terlebih dahulu, baru menyusun SOP kemudian, bahkan ada beberapa bisnis, baru akan menyusun SOP ketika akan di waralabakan,” kata Evi.
Tidak ada salah benar dalam berbisnis, katanya, namun bila kita ingin bisnis lebih efektif dan efisien tentu saja SOP harus dibuat. “Apalagi di waralaba SOP merupakan salah satu persyaratan. SOP harus berorientasi pada target pembacanya, artinya siapa yang akan membaca dan menggunakan SOP ini.oleh karena itu syarat menyusun SOP adalah Mudah dimengerti dan diikuti, Memberi motivasi untuk dijalankan, Sesuai dengan kenyataan (real), Detail, Terukur (KPI nya jelas), Dinamis (dapat di update sesuai kebutuhan),” jelas Evi.
Senada dengan Evi, CEO GREEN NITROGEN Adang Wijaya juga menilai bahwa SOP yang dibuat pada ujungnya memang harus terukur. “Dengan SOP terukur itulah maka akan terciptanya sebuah efisiensi, pelanggan bertambah dan penjualan meningkat,” ucapnya.
Pengamat Waralaba Senior dari IFBM, Royandi Yunus menambahkan, hal lain yang perlu dipahami ialah bahwa SOP yang dijalankan di owned outlet walaupun prosesnya sama belum tentu sesuai ketika dijalankan oleh Franchisee di outletnya. “Contoh kita beli produk untuk dijual lagi, harga beli kita dinamakan HPP, kemudian produk disimpan di gudang dan dicatat oleh keuangan sebagai stock. Ketika barang kita display di toko, secara admin disebut mutasi gudang. Ketika terjual, disebut Sales Gudang. Ketika Franchisee beli dari kita, produk langsung ditempatkan di tokonya, dan bila terjual maka catatan admin keuangannya nya adalah Sales Toko. Secara proses, persis sama, tetapi secara pencatatan berbeda. Artinya, dalam pencatatan pembelian produk dari Franchisor, SOP Franchisee yang memakai SOP Franchisor harus diubah atau disesuaikan dahulu sebelum diterapkan,” tuturnya.
Pria yang akrab disapa Roy ini menambahkan kenapa SOP harus terukur dengan memiliki KPI (Key Performance Indicator)?. Menurutnya, Karena akan jelas siapa yang bertanggung jawab dalam proses tersebut. “Jualan kurang pembeli, yang disalahkan biasanya orang Marketing. Padahal calon konsumen sudah datang, tapi karena tidak bisa parkir jadi pergi lagi. Bila demikian halnya, kesalahan kan pada orang Operasional,” ucapnya.
